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多任務情況下如何做優化提高效率?

來源: www.a9zn.com 時間:2018-05-15 編輯: 人生感悟
多任務情況下如何做優化提高效率?

從小被教育,做事情要一心一意,一次做一件事,要認真做好。可是在互聯網高度發達的今天,我們每天都有無數的事情要處理,工作上的、生活上的、學習上的、情感上的等等。任務太多,沒那么多時間來完成,該怎么辦?

那就只好同時開動咯。多任務共同進行,看似高效,一天忙忙碌碌,忙完這忙那,時間安排得緊緊的,到晚上都想不起來這一天都做了些什么?想起我學英語的時候,吃飯的時候念單詞,吃冷飯消化也變壞;走路也在聽,結果錯過公車;睡前拼死記得幾個單詞第二天基本忘光,同我還要忙一家人的飲食和接送孩子。這個方法真不適合我。后來我不再利用空閑時間,而是單獨給自己15-20分鐘時間,什么都不做,只是用來學英語,人把精力高度集中起來15分鐘勝過一小時。慢慢英語測試分數漲上去了,終于通過考試。

其實身邊有很多朋友都像以前的我,忙的很累,很雜亂,想到什么就去干,仔細想想是不是很不值得?研究表明,多任務模式會使工作效率降低40%以上,而且長此以往還會對大腦造成不可逆的損傷;還會消耗額外能量,同時處理多任務時,我們就必然要不停的在任務之間切換,而每次切換都是需要耗費能量的。我們可以把大腦理解為一個操作系統,當系統剛剛設置好參數以適應A任務時,如果這時再立馬開啟B任務,那么系統又得重新設置參數來適應B任務,這一來一回,操作系統的大量性能就在切換的過程中損耗了。

容易打斷一個人的專注狀態。當大腦處于專注狀態時,任務中斷的損耗更大,此時就算是接電話這樣的小中斷,我們也需要至少15分鐘時間才能恢復到之前的狀態。而且任務越復雜,任務中斷之后所需要的恢復時間就越多。

如果在長期處在多任務同開狀態下還容易犯錯,我們在進行多任務的時候注意力很難集中,因此犯錯的幾率大大增加,從而導致工作質量下降,并且增加返工幾率。

就算多任務模式有這么多缺點,為啥我們還是喜歡這么做呢?而且好像還挺上癮的呢?因為同時處理多任務能給我們帶來一種虛幻的滿足感,這是病,得治!想要和這種虛幻的滿足感作斗爭,終極解決辦法只有一個,那就是提高自控力。

自控力不是自來水,擰開就有。這個時候我們反思自己,借助一些成功學,甚至工具,要找到一個解決的方法,把自己從雜亂中解脫出來。

先要學會面對現實,每個人不管處于哪個社會角色,一天都要做很多事情。把這些事情做輕重緩急優先排序。集中精神解決最可怕的任務。

拿學習來說,很多孩子甚至很多成人最害怕的一點,那些學習規劃中看起來最難的項目,很多孩子總是想要延遲來完成,總是想要往后放一放,這種恐懼的心態會導致學習效率階梯式下滑。在學習計劃中,優先學習任務應該是最難解決的任務。在工作中,最重要需及時完成的事情就是最難的任務。躲也躲不過,試試下面方法。

面對復雜任務時,我們可以通過拆解將其拆分成各個小的基本任務單元。舉個例子:

比如寫作這件事,我是這樣拆解的:確定主題、構思框架、填充細節、打磨文字、起標題、配圖、排版、同步、檢查、發布。

寫作這件事就被拆解了多個小的任務單元。

還需進一步拆解,就是細化分類,對這些任務單元進行篩選,按照任務難度進行分類。

難度較大的一類:以寫作為例,構思框架和填充細節難度最大。

難度較小的一類:寫作任務中拆分出來的其他任務單元,如排版配圖等等,此外還有像整理材料、收發郵件這些都屬于難度較小的任務。

那么剩下了的事情就好辦了,以優勢兵力,各個擊破即可。

猶太學者本雅明:寫一篇好散文要經過三個臺階:一個是音樂的,這時它被構思;一個是建筑的,這時它被搭建起來;最后一個是紡織的,這時它被織成。話說太陽底下無新鮮事,拆解這種思想,百年之前就有啦。

處理可怕的任務在于需要精神注意力高度集中,可是我們處在隨時會被打斷的狀態下,在這種狀態下去做復雜的任務,其實非常沒有效率,因為你往往剛剛進入狀態,就被打斷了。試試心流法屏蔽干擾。心流是指全身心感悟投入某事的一種心理狀態,如藝術家在創作時的狀態。處于心流狀態時,甚至可以達到物我兩忘的程度,這是一個人的工作效率所能達到的最高境界。

首先要切斷一切外界干擾源

關掉所有手機APP推送,如果可以,最好設置成靜音。一邊工作,一邊想著刷朋友圈,毫無疑問是不可能進入心流的,如果你抵抗不了這些小誘惑,那么可以試試這招。

其次,番茄工作法

定個番茄鐘來保證效率,番茄鐘的時間長度根據任務屬性來設定,比如寫作這件事,我個人就設定為60分鐘,如果時間太短了,剛進入狀態就中斷反而效果不好,關于番茄鐘的具體設定時長因人而異哦。

第三,妙用白噪音

很多搞創作的人都喜歡聽一些背景音樂來輔助自己進入心流,我寫東西的時候,完全安靜下很難進入寫作狀態,我會放一些節奏感的英語音樂。每個人都有適合自己的音樂,藍調,鋼琴曲,節奏感,慢歌,快歌,英文歌,需要自己做調試。

第四,第四,做工作記錄,優化自己的任務系統

絕大多數人從不認為自己應該做工作記錄,認為那太麻煩,而最終,效率低下的原因也在這里:因為沒有紀錄,沒多久就開始遺漏重要項目。

不斷進行總結自己的行為模式,不斷觀察自己的效率,不斷回顧任務切分的合理性,不斷提高自己的記錄系統的效率……進而不斷優化自己的“任務管理器”。

最難的任務搞定了,還有些不重要的小任務,但也需要及時完成的。不妨也做優化。

在我們每天的事物中,會穿插簡單的任務,如收發郵件(不需要及時回復的,完全可以等聚多了,在下班之前批量處理完。)。整理資料、回復電話、取外賣或快遞等等,像這些簡單任務無需進一步拆解了,可用來緩解緊張的神經,調節一下情緒。以便更好地投入到下一個任務中。

比如我寫文章需要配一些圖片,一般都是在我寫完草稿的時候,在需要找圖的地方做下換行標記,然后等文章寫好了,再利用大腦不是很清醒的時間段來批量搜索圖片。

更有人說過:把一切都優化到極致是一種人生態度!不得說這種優化是種正能量。

多任務情況下做優化提高效率的關鍵不是方法,而是人的想法。人做自己想做的事兒,會主動去做;被要求做的事情,一方面可能有所抗拒,另外一方面,也不可能盡力。如果這事兒是別人要求做的,人通常情況下會更多琢磨“如何達到要求(最好不多也不少)”,而不是真去琢磨“如何才能做到最好”。就連自己想做的事情,也是分可行的、不可行的。跟著自己的感覺和喜歡走,這也是很多人的工作和學習狀態。

人生是道無解題目,關鍵是你用什么心態去答題。www.a9zn.com 一起感悟人生

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